Τα σχέδια δράσης βρίσκονται στον πυρήνα της συμμετοχής στο OGP Local. Δημιουργούνται συνδυάζοντας τις δυνάμεις του Δήμου και της κοινωνίας των πολιτών, που εργάζονται από κοινού για να καθορίσουν φιλόδοξες δεσμεύσεις για μια σειρά θεμάτων.
Τα μέλη θεωρείται ότι συμμετέχουν επίσημα στο OGP Local αφότου αρχίσουν να διαβουλεύονται με τις οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών για την ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης.
Βήμα 1: Δημιουργία Ομάδας & επιλογή Φόρουμ ← Βρισκόμαστε εδώ
1.1 Δημιουργία Ομάδας Εργασίας
Ο στόχος είναι να συγκροτηθεί μια ισχυρή ομάδα στην αρχή της διαδικασίας συν-δημιουργίας με τις βασικές αρμοδιότητες για τον συντονισμό και την καθοδήγηση του σχεδίου δράσης, ανεξάρτητα από τις δεσμεύσεις.
1.2 Επιλογή Φόρουμ
Ο στόχος είναι να εντοπιστεί ένα υπάρχον ή νέο φόρουμ για να καταστεί δυνατή η τακτική συμμετοχή πολλών ενδιαφερομένων στη συν-δημιουργία και εφαρμογή του σχεδίου δράσης.
Ως φόρουμ νοείται ένας χώρος συμμετοχής για την ανάπτυξη, υλοποίηση και αναθεώρηση του σχεδίου δράσης που απαρτίζεται από στελέχη του Δήμου και μέλη ή φορείς της κοινωνίας των πολιτών.
1.3 Επιλογή Εποπτικού Οργάνου
Το Εποπτικό Όργανο είναι ένα άτομο ή μια ομάδα ανθρώπων ή ένας φορέας, υπεύθυνος για την προώθηση της μάθησης και του αντίκτυπου μέσω της ανεξάρτητης αξιολόγησης της διαδικασίας συνδημιουργίας και των αποτελεσμάτων που επιτυγχάνονται από την εφαρμογή των δεσμεύσεων.
Είναι υπεύθυνο για τη συλλογή αποδεικτικών στοιχείων, την αξιολόγηση των διαδικασιών και των αποτελεσμάτων και την υποβολή εκθέσεων.
Βήμα 2: Σχεδιασμός των δράσεων
Ο στόχος είναι η δημιουργία ενός "οδικού χάρτη" στον οποίο θα καθορίζονται τα βήματα, το χρονοδιάγραμμα και τα ενδιαφερόμενα μέρη που απαιτούνται για την εκτέλεση του σχεδίου δράσης.
Τί είναι και τί δεν είναι αυτός ο οδικός χάρτης:
✓ Είναι ένα σχέδιο υψηλού επιπέδου που περιγράφει έναν πρωταρχικό στόχο και τα κύρια βήματα για την επίτευξή του.
✓ Είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας για τη μετάδοση της στρατηγικής ενός έργου, τη διευκόλυνση του συντονισμού της ομάδας και τη συγκέντρωση της έγκρισης των ενδιαφερομένων.
✓ Είναι ευέλικτο και μπορεί να τροποποιηθεί για να διασφαλιστεί η παράδοση του σχεδίου δράσης.
✗ Δεν είναι μια λίστα εργασιών, καθώς παρέχει μια συνολική εικόνα των βημάτων, των ευθυνών και των χρονοδιαγραμμάτων.
✗ Δεν είναι ένα σύστημα διαχείρισης έργου, το οποίο καθορίζει τις εργασίες και τα σχετικά χαρακτηριστικά συνοψίζοντας τις βασικές προσπάθειες που απαιτούνται για τα προγραμματισμένα αποτελέσματα.
Βήμα 3: Γνωστοποίηση, Ευαισθητοποίηση
Ο στόχος είναι να διαδοθεί το μήνυμα για το τι είναι ανοιχτή διακυβέρνηση και η OGP Local και να εμπλακούν οι ενδιαφερόμενοι στη διαδικασία του σχεδίου δράσης.
Η ευαισθητοποίηση μεταξύ των στελεχών του Δήμου, των πολιτών και των μη κυβερνητικών οργανώσεων είναι επιτακτική ανάγκη για τη διαδικασία του σχεδίου δράσης.
Βήμα 4: Προσδιορισμός και προτεραιοποίηση ευκαιριών για δράσεις
Ο στόχος είναι αρχικά να εντοπιστεί ένα ευρύ σύνολο προβλημάτων που μπορούν να αντιμετωπιστούν με προσεγγίσεις ανοιχτής κυβέρνησης ως μέρος του σχεδίου δράσης του Δήμου.
Ξεκινώντας με τον εντοπισμό προβλημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το σχέδιο δράσης είναι σχετικό και ωφέλιμο για τη ζωή των πολιτών.
Στη συνέχεια γίνεται μια ιεράρχηση των προβλημάτων στα οποία θα εστιάσει ο Δήμος στο πλαίσιο του σχεδίου δράσης. Η ιεράρχηση των προβλημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν μπορεί να είναι απαραίτητη, καθώς κάθε μέλος του OGP Local μπορεί να έχει μόνο έως 5 δεσμεύσεις ταυτόχρονα στο σχέδιο δράσης του.
Βήμα 5: Καθορισμός Λύσεων
Ο στόχος είναι να επιλεγούν οι δράσεις ανοικτής διακυβέρνησης και τα αντίστοιχα ορόσημα που θα συμβάλουν στη λύση του προβλήματος. Οι λύσεις αυτές χρειάζεται να είναι συγκεκριμένες και μετρήσιμες, ενώ είναι απαραίτητο να διαπνέονται από τις αρχές της ανοικτής διακυβέρνησης, δηλαδή τη διαφάνεια, τη λογοδοσία και τη συμμετοχικότητα.
Βήμα 6: Δημιουργία ενός Δικτύου Υποστήριξης για την υλοποίηση των δεσμεύσεων
Στόχος είναι να δεσμευτούν οι φορείς, εντός και εκτός της Διοίκησης του Δήμου, που θα υποστηρίξουν την υιοθέτηση και την υλοποίηση μιας δέσμευσης, αποζητώντας τη συνεργασία μεταξύ παραγόντων από διαφορετικά υπόβαθρα και κοινότητες και αξιοποιώντας τα κοινά τους ενδιαφέροντα, εμπειρίες, στόχους ή αξίες.
Βήμα 7: Σχέδιο Δεσμεύσεων και Στρατηγικό Όραμα
Ο στόχος είναι να συνταχθεί ένα σχέδιο δράσης που να συγκεντρώνει τις δεσμεύσεις και να τις ευθυγραμμίζει κάτω από ένα συνεκτικό στρατηγικό όραμα.
Το Στρατηγικό Όραμα επιτρέπει την ανάπτυξη μιας συνεκτικής αφήγησης που θα:
- Παρέχει χώρο για την επισκόπηση της δέσμευσης της διαδικασίας συν-δημιουργίας.
- Καθιερώνει βασικές δράσεις για την παρακολούθηση των δεσμεύσεων κατά την υλοποίηση.
Βήμα 8: Επικύρωση και έγκριση
Ο στόχος είναι να εξασφαλιστεί η έγκριση του σχεδίου δράσης από τα κύρια ενδιαφερόμενα μέρη καθώς και να αναζητηθεί εσωτερική έγκριση, εάν κρίνεται απαραίτητο.
Βήμα 9: Υλοποίηση των δεσμεύσεων
Ο στόχος είναι να διατηρηθεί η δυναμική και να κρατηθούν οι δεσμεύσεις σε καλό δρόμο με τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων κατά την υλοποίηση, την παρακολούθηση της προόδου και την κοινοποίηση ιστοριών επιτυχίας.
Σε αυτό το βήμα περιλαμβάνονται:
- Η συνεργασία με ενδιαφερόμενα μέρη στη δικαιοδοσία του Δήμου και εκτός αυτής για να υποστηριχθεί η υλοποίηση και η προβολή των δεσμεύσεων.
- Η κατανόηση της προόδου της υλοποίησης δεσμεύσεων και η ενημέρωση των ορόσημων στη σελίδα δέσμευσης.
- Η ενημέρωση της ευρύτερης κοινότητας σχετικά με τις εμπειρίες, τα μαθήματα και τα επιτεύγματα αυτής της διαδικασίας.
Βήμα 10: Μάθηση
Το βήμα αυτό περιλαμβάνει το σχεδιασμό του "μαθησιακού ταξιδιού" του φορέα με το Εποπτικό Όργανο, τη συγκέντρωση των απαραίτητων πληροφοριών και την υποβολή των απαιτούμενων αξιολογήσεων.
Δηλαδή:
- Δηλώνονται οι μαθησιακοί στόχοι και οι απαιτήσεις λογοδοσίας, πώς θα επιτευχθούν και ποιοι θα συμμετάσχουν.
- Καθορίζεται ο τρόπος με τον οποίο θα συλλέγονται, θα αποθηκεύονται, θα αναλύονται και θα μοιράζονται τα δεδομένα με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς.
- Ο φορέας συνεργάζεται με το Εποπτικό Όργανο για να διασφαλιστεί μια έγκαιρη και ουσιαστική αξιολόγηση της εκτελεσθείσας δέσμευσης.
Ο τελικός στόχος είναι η συνεργασία με το Εποπτικό Όργανο για την άντληση διδαγμάτων από τη διαδικασία συν-δημιουργίας και εφαρμογής του σχεδίου δράσης.
